معايير الرصد والتقييم للأداء الحكومي

أحبتي الكرام

تحية طيبة

فيما يلي نضع بين أيديكم مسودة معايير الرصد والتقييم الحكومي المقدمة من الزميل ماجد البو كلل للإطلاع والمراجعة والمناقشة وتقدييم المقترحات بشأنها ...

مع التقدير

معايير الرصد والتقييم للأداء الحكومي

الناشط المدني ... ماجد البو كلل

انطلاقا من ايماننا بضرورة ان تلعب المنظمات غير الحكومية دورا بارزا في تطوير الاداء الحكومي باعتبارها تتكون من النخب العراقية والتي تتطلع الى تطوير بلدها و مساعدة السلطات الرسمية في تنمية قدراتها بما يصب في المحصلة في خدمة العراق و شعبه ... انطلاقا من هذا الايمان اطلقت مبادرة المرصد المدني التي تتمحور حول قيام المنظمات غير الحكومية والناشطين المدنيين في العراق برصد و تقييم اداء الدوائر الحكومية واصدار تقارير حول هذا الاداء, ولكي تكون هذه العملية ناجحة لا بد من وجود معايير علمية على ان تنقسم هذه المعايير لقسمين كبيرين هما:

1.      معايير عملية الرصد و التقييم : وهي المعايير المعتمدة في عملية الرصد والتقييم ذاتها والتي يجب مراعاتها في الاشخاص القائمين بالرصد و التقييم و الطريقة المتبعة في ذلك.

2.      معايير تقييم الاداء الحكومي: وهي معايير تطبق على اداء المؤسسات الحكومية بهدف الخروج بتقييم علمي محايد يصور الواقع لهذه المؤسسات و العاملين بها.

هاتين المجموعتين من المعايير لهما اهمية كبرى في نجاح هذه المبادرة, يجب على كل المهتمين بهذه المبادرة دراسة هذه المعايير والحرص على تطبيقها بشكل دقيق لضمان جدية و علمية عملية الرصد و التقييم... هذه المعايير يجب ان تكون مدروسة جيدا و معتمدة من قبل دول تهتم بالتنمية الادارية و بتطبيق معايير الجودة في تقديم الخدمات للمواطن و قريبة من واقع العراق وتركيبته الاجتماعية والرسمية ومرت بمشاكل ادارية كما يمر بها العراق اليوم, لذلك وقع الاختيار على ثلاث دول نشيطة في ميدان رصد وتقييم الاداء الحكومي قريبة جغرافيا من العراق و تتشابه في مجمل التركيبة الاجتماعية والرسمية مع العراق ولكنها تتميز عليه بانها قطعت شوطا اطول في مجال التنمية و التطوير الاداري, هذه الدول هي المملكة العربية السعودية والمملكة الاردنية الهاشمية ودولة الامارات العربية المتحدة, هذه الدول العربية الثلاث وبهدف تطوير واقعها الاداري لجأت الى طريقة ذكية وذلك من خلال ايجاد جائزة في كل دولة في مجال التميز في الاداء الحكومي وهذه الجائزة تستوجب قبل تقرير لمن تمنح ان تتم عملية تقييم للدوائر الحكومية المختلفة في الدولة و من خلال عملية التقييم هذه يتم اكتشاف المقصر والمتميز, اعتقد ان العراق بحاجة لهذا الاسلوب الذكي, فمن خلال هذا الاسلوب يتم كشف المتميز ويكافأ على تميزه و يتم اكتشاف المقصر و يقيم على انه مقصر ويبين له لماذا هو مقصر من خلال المعايير التي تم تطبيقها, الحكومة في العراق لا تريد ان تطبق هذا الاسلوب في التقييم ولكن يمكن لنا كمنظمات غير حكومية ان نطبقه.

سوف نعطي فيما يلي مجموعتي المعايير التي نرى انها ستكون كافية لنجاح هذه المبادرة في هذه المرحلة التي لا تتضمن التنسيق مع الدوائر الحكومية اما في حالة انتقال المبادرة الى مستوى اخر اي التنسيق مع المؤسسات الحكومية فسوف يجري مراجعة هذه المعايير للاستفادة من تعاون هذه الجهات.

المجموعة الاولى : معايير عملية الرصد والتقييم

الراصد (الشخص القائم بالتقييم)

هناك شروط يجب توفرها في الشخص الذي يقوم بالتقييم و شروط يجب ان تكون متوفرة في الاسلوب المتبع في التقييم :

1)   يجب ان يكون المقييم حاصل على شهادة جامعية اولية ( دبلوم او بكالوريوس ) ويفضل ان يكون قريب من الاختصاصات الادارية.

2)   يجب ان يكون المقييم لديه خبرة تزيد عن 3 سنوات في العمل الاداري الحكومي او المنظمات غير الحكومية.

3)   يجب ان يكون المقييم قد حصل على تدريب على معايير و طرق التقييم.

4)   يجب ان يلتزم المقييم بالحيادية التامة و الموضوعية بالتقييم.

5)   لا يجوز للموظف ان يقيم دائرته التي يعمل بها.

اسلوب التقييم:

·         يتم اتباع اسلوب ( الزيارة السرية) اي ان لا يكشف المقييم عن شخصه او الهدف من زيارته لدائرة ما بل يدخل كونه مراجع اعتيادي يقوم بالمراجعة و يمكن استغلال فرصة كون المقييم لديه معاملة فعلا في دائرة معينة لتقييم عمل هذه الدائرة.

·         الالتزام بالتعليمات الرسمية في اصول التعامل داخل الدوائر الحكومية.

·         يقوم المقييم بكتابة تقرير تقييم مفصل لزيارته و مدى مطابقة المعايير المعتمدة مع واقع المؤسسة الحكومية.

·         يجب جمع معلومات مفصلة عن المؤسسة او الاشخاص العاملين فيها (فيما يخص عملية التقييم حصرا) قبل القيام بعملية التقييم حتى يكون التقييم موضوعيا و دقيقا.

هذه هي المعايير التي يجب توفرها في الراصد او المقييم وفي اسلوب التقييم وسوف يجري مراجعتها كل شهر لتعديلها بما يناسب الخبرات المستفادة من التطبيق العملي للمبادرة... الآن, ما هي المعايير التي يجري من خلالها تقييم المؤسسات الحكومية؟

أولا: المعايير المعتمدة في التقييم لفئة الادارة العليا:

وتشمل الاجهزة الحكومية القيادية (مثل رئاسة مجلس الوزراء الاتحادية - رئاسة وزراء الاقليم - الوزارات - المحافظات - الادارات العامة), وكما ذكرنا سابقا فأننا سنحاول قدر الممكن مراعاة الخصوصية العراقية في اعتماد هذه المعايير و قد تعدل اذا وجدنا ضرورة لذلك بعد دراسة تطبيق هذه التجربة الرائدة.

·         معيار القيادة الفعالة:

 وهو اول واهم المعايير التي يجب ان نأخذ بها لكون الاجهزة المستهدفه بالتقييم هي اجهزة قائدة ومهمتها الاولى هي القيادة والتخطيط, و ينقسم هذا المعيار الى المعايير الفرعية التالية:

          أ‌-          توضيح اهداف الجهاز الحكومي الخاصة و العامة.

         ب‌-        مدى تحقيق تلك الاهداف.

         ت‌-        دور الجهاز في عمليات التحسين و التطوير.

         ث‌-        التطوير الذاتي لقيادات الجهاز وكوادره من خلال التدريب والتعليم المستمر.

         ج‌-         تشجيع اعداد البحوث و الدراسات و الاخذ بها.

         ح‌-         اعداد خطة لعمل الجهاز وإعداد خطة لكافة التشكيلات التابعة له ترتب فيها الاولويات و الاهداف على المدى الطويل والقصير.

         خ‌-         التخطيط للموارد المتاحة للجهاز.

          د‌-         تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتحديات ( البيئة الداخلية والبيئة الخارجية).

          ذ‌-         وضع جدول زمني لتحقيق الخطة.

         ر‌-         وضع جدول لمتابعة التحقق من الانجاز.

         ز‌-         وجود قاعدة للمعلومات التي اعتمدت عليها الخطة.

        س‌-       مدى ترابط عناصر الخطة ( الرؤية, الرسالة, الاهداف, الاليات)

        ش‌-       توضيح عناصر الخطة للجميع العاملين و كافة التشكيلات.

       ص‌-       قياس مدى استيعاب العاملين ( المشار لهم في النقطة ش) لعناصر الخطة .

       ض‌-       مشاركة الوحدات الادارية المختلفة في صياغة وتحقيق اهداف الخطة وقياس هذه المشاركة.

         ط‌-         تحديد الوحدات الادارية المسؤولة عن التقويم و التطوير.

         ظ‌-         مدى استخدام الموارد المتاحة في تحقيق اهداف الخطة .

         ع‌-         تعديل الخطة بما يتلاءم مع نتائج التقويم.

·         معيار الابداع والتميز :

نظرا لكثرة المشاكل والتحديات التي تواجه كل إدارة عامة نتيجة تعقد الظروف واتساع الحاجات مقابل محدودية الموارد والامكانيات فلا بد لمن يريد ان ينجح في الادارة العامة من الالتفات الى الابداع في ايجاد الحلول, والابداع هو الإتيان بافكار جديدة او صياغة
معرفة قديمة بشكل جديد للخروج بحلول لمشكلة او اكثر, ويمكن ان ندرج هنا عدد من المعايير الفرعية لهذا المعيار المهم:

1)     وجود الاجراءات والانظمة الكفيلة بتحفيز الجهاز والعاملين فيه للابداع.

2)     وجود بيئة للابداع (التزام القيادة, حلول غير تقليدية, تقنيات جديدة, تشريعات جديدة, المرونة, تقبل الاخطاء بهدف تصحيحها, احترام الرأي الاخر, العمل كفريق, تقبل الاخرين).

3)     الاطلاع على افضل الممارسات في المجالات المشابهة والمقارنات المعيارية.

4)     وجود المشاريع والمبادرات الابداعية (افكار, تصورات, اساليب عمل، دراسات, خدمات).

·         معيار تقنية المعلومات:

يدل هذا المعيار على مدى ادراك الجهاز الحكومي لاهمية تقنية المعلومات والانترنت وتوظيفها و الرفع من مستوى الخدمات المعلوماتية بالاضافة الى مبادرات الجهاز لاستغلال هذه التقنيات في تسهيل مهام الموظفين وتلبية احتياجات المواطنين بسرعة وكفأءة وكذلك الانتباه الى حقيقة ان المستثمرين يريدون بيئة عمل متطورة في الاجهزة التي يتعاملون معها وعدم وجود التقنيات الحديثة عامل طرد للمستثمرين بشكل عام ... يمكن ان نذكر عدد من المؤشرات الفرعية لهذا المعيار وهي :

1.            وجود قسم او وحدة تقنية المعلومات والحاسوب.

2.            مدى تفعيل نظام الادارة المالية الحكومية الالكتروني FIMS .

3.            وجود برامج لتدريب العاملين على مختلف المستويات على تقنية المعلومات والانترنيت.

4.            توفير التمويل ودعم وحدة الحاسوب.

5.            وجود كفاءات مؤهلة في مجال تقنية المعلومات.

6.            وجود موقع نشط للجهاز على الانترنيت.

7.            مدى أتمتة النظم (تحويلها الى الادارة الالكترونية) الداخلية للجهاز.

8.            مدى انجاز المعاملات والمراسلات الداخلية باستخدام التقنية الألكترونية.

9.            مدى تقليص الاستخدام الورقي مقابل الاستخدام الالكتروني.

10.       وجود سياسة وانظمة لحماية المعلومات من التلف والتسرب والتلاعب.

11.       مدى تقديم الخدمات للمواطنين باستخدام التقنية والانترنيت.

12.       قياس أثر تحديث الانظمة التقنية المتاحة على سير العمل وتقديم الخدمات.

·         معيار الاتصال الفعال مع المواطنين:

يركز هذا المعيار على قياس مدى قوة قنوات الاتصال بالمواطنين  وسهولة الاتصال ومدى الاستجابة المقابلة من الجهاز, ويمكن ان ندرج المعايير الفرعية التالية:

                      أ‌-          اجراء دراسات عن المشاكل التي يعاني منها المواطن واقتراح الحلول.

                     ب‌-        استمرارية التواصل بين المواطنين والجهاز وسهولة مقابلتهم ودورية هذه المقابلات وتحديدها الزمني.

                     ت‌-        الاساليب المتبعة في استقبال الشكاوي والاستفسارات.

                     ث‌-        طرق اخبار المشتكي والتواصل والمتابعة معه.

                     ج‌-         قياس مستوى رضا المواطنين عن اهداف الجهاز ورضاهم عن اداء الدوائر الحكومية.

                     ح‌-         وجود ناطق رسمي بأسم الجهاز للتصريح لوسائل الاعلام بشكل دوري ورسمي.

·         معيار الاستغلال الامثل للموارد المتاحة :

يبحث هذا المعيار مدى التزام الجهاز بالاستغلال الامثل للموارد والامكانيات المتاحة لتحقيق اهدافه, ويمكن ان تدرج المعايير
الفرعية التالية:

1.      وجود الية لكشف التكلفة المبالغ بها والهدر للموارد المستخدمة.

2.      وجود معلومات مالية موثقة بالايرادات والصرفيات معلنة بشفافية حسب الفترات الزمنية.

3.      وجود برامج تمويل وتنمية كدخل اضافي للجهاز.

4.      مدى استثمار المرافق المتاحة.

5.      وجود نظام فعال لادارة المخزون ومراقبته.

·         معيار الثقافة والاخلاقيات المهنية:

يهتم هذا المعيار بقياس مدى تعزيز الجهاز لبيئة عمل ذات ثقافة مميزة تحكم سلوكيات العاملين بضوابط تنظيمية وسلوكية للوصول الى اداء مميز, ويمكن ان تدرج هنا المعايير الفرعية التالية:

1)     وجود وتطبيق نظام داخلي للجهاز.

2)     تطبيق ضوابط لاستغلال الوقت المتاح بكفاءة.

3)     وجود وتطبيق أساليب لتعزيز الدافعية والمعرفة والمهارة.

4)     وجود وتطبيق اساليب للتعامل مع ضغوط العمل.

هذه المعايير التي سوف تستخدم في التقييم في صورتها الاولية ويمكن اضافة معايير اخرى بعد الدراسة و المراجعة.